دستگاه حضور و غیاب (attendance system) چیست وچه کاربردی دارد؟ سیستم حضورغیاب یک دستگاه الکترونیکی است که ساعت ورود و خروج پرسنل را ثبت کرده و در دیتابیس خود ذخیره می‌کند. دستگاه ثبت ورود و خروج شامل یک دستگاه با قطعات الکترونیکی + نرم افزار ثبت کنترل تردد است. دستگاه ساعت زنی قادر است ورود و خروج کارکنان را ثبت کرده و در نرم افزار حضور و غیاب به مدیریت مجموعه نمایش دهد. مدیریت می‌تواند با تعیین برخی از موارد از جمله ساعت کاری کارکنان، قوانین ورود و خروج، تعداد مرخصی موجه، تایم مأموریت پرسنل و… آخرماه راحت تر نسبت به پرداخت حقوق اقدام کند. همانطور که می دانید، بیشتر سازمان های دولتی و شرکت های بزرگ به سمت خرید دستگاه حضور و غیاب روی آورده اند. با توجه به مواردی که گفته شد تاکنون باید متوجه شده باشید که مزیت سیستم حضور و غیاب چیست. البته در مقاله مزایای دستگاه حضور و غیاب، مباحث کامل‌تری عنوان شده است.
دستگاه حضور و غیاب چیه؟
پیدایش دستگاه حضور و غیاب چگونه صورت گرفت؟ از هنگام وقوع انقلاب صنعتی و پیدایش روش‌های نوین شغلی و کسب درآمد که برای اقشار مختلف جامعه بوجود آمد، افراد سعی می‌کردند به نوعی پرسنل حاضر در محل کار را حضور و غیاب کنند. در گذشته این امر می‌توانست به سادگی توسط یکی از افراد مجموعه که وظیفه ثبت حضور و غیاب کارکنان را داشت، صورت بگیرد.
رفته رفته با افزایش سرعت پیشرفت تکنولوژی و پیدایش روش‌های نوین کسب درآمد و روش‌های کنترلی، افراد در جوامع مختلف همراه با رشد تکنولوژی پیش آمدند و رفته رفته در تمامی ابعاد زندگی خود با پیشرفت تکنولوژی در آمیخته و شیوه‌های جدیدی در سبک زندگی و انواع فعالیت‌های روز مره انسان‌ها به وقوع پیوست.
به موجب پیشرفت تکنولوژی در جوامع مختلف، روش‌های مختلف و جدیدی از ارائه انواع عملکردها بوجود آمد که با استقبال زیادی روبرو شد چرا که می‌توانست موجب ایجاد سهولت در انواع فعالیت انسان‌ها شود. فرآیند ثبت تردد کارکنان نیز در پیرو همین قاعده‌ها، رفته رفته اشکال جدید و متنوعی به خود گرفت که در نتیجه آن عملکردها، اکنون با انواع دستگاه حضور و غیاب در اماکن مختلف برخورد می‌کنیم و بعضا نیز هرروزه از آنها استفاده خواهیم کرد.
لزوم استفاده از دستگاه حضور و غیاب چیست؟
به نظر شما لزوم استفاده از دستگاه حضور و غیاب (The need to use the attendance device) چیست؟ رعایت نظم و قوانین و مقررات در هر سازمانی از اساسی‌ترین اقدامات آن به شمار می‌آید. چراکه در هر سازمانی شما موظف هستید در زمان مشخص در سر کار حضور پیدا کنید. از این رو، یکی از مهم‌ترین قوانین در هر مجموعه کاری گزارشات کاری پرسنل و ساعات ورود و خروج آنها است. دسته بندی های مختلف دستگاه های حضور و غیاب در وب سایت آلتون نتورک درج شده است که می توانید بنا به نیاز سازمان خود ان را انتخاب کنید.
برای رفع چالش و مشکلات حسابداری در مشاغل از دستگاه حضور و غیاب استفاده می‌شود تا با کمک آن در وقت صرفه‌جویی شود و سرعت بررسی حضور و غیاب پرسنل افزایش یابد. تهیه گزارش نهایی دقیق و به دور از کاغذ بازی، اجرای عادلانه حضور و غیاب، بالا رفتن امنیت اطلاعات کادر پرسنل از جمله دلایل دیگر استفاده از این سیستم‌ها هستند.
دستگاه های حضور و غیاب به چند بخش تقسیم می شوند. حتی دسته بندی دستگاه حضور و غیاب بیومتریک به چند بخش دیگر تقسیم می شود.
قبل از آن که برای خرید اقدام کنید؛ ابتدا اطلاعات کافی از نوع، ویژگی، نحوه استفاده و مزایا و قیمت هر یک از سیستم‌های حضور و غیاب بدست آورید و سپس آن را تهیه کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره دستگاه های حضور و غیاب، می توانید مقاله ” راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب ” را مطالعه کنید.
تعریف کاربرد دستگاه حضور و غیاب
در این مقاله به سؤال دستگاه ساعت‌زنی چیست؟ پاسخ خواهیم داد. دستگاه ساعت‌زنی، سیستم کنترل تردد، دستگاه ورود و خروج پرسنل، همگی مفهوم دستگاه حضور و غیاب را در برگرفته‌اند. دستگاه حضور و غیاب یک سیستم کامپیوتری است که توانایی ثبت ورود و خروج کارکنان و پرسنل را دارد. دستگاه ثبت حضور و غیاب با استفاده از حافظه خود، تمام ورود و خروج ها را ثبت و ذخیره می‌کند. به نظر شما نحوه کار دستگاه حضور و غیاب پرسنل چیست؟ جالب است بدانید که دستگاه حضور و غیاب شامل انواع مختلفی است که هرکدام با استفاده از سنسورهای خود، به نحوی ثبت تردد پرسنل را انجام می‌دهند. نقطه مشترک بین تمام سیستم‌های حضور و غیاب این است که قبل از هر چیزی باید اسکن و اطلاعات کارکنان را در آن ثبت کنید. پس از اینکه تمام اطلاعات و مشخصات پرسنل در آن ثبت شد با استفاده از سنسور مربوطه بررسی و کنترل تردد صورت می‌گیرد.
ویژگی بهترین دستگاه حضور و غیاب چیست؟
به نظر شما ویژگی‌های بهترین سیستم حضور و غیاب چیه؟ انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب به پارامترهای مختلف از جمله کیفیت، قیمت، امکانات، استفاده از قطعات اصلی و… بستگی دارد. دستگاه ساعت زنی و کنترل تردد آلتون نتورک همگی از کیفیت بالایی برخوردارند. قیمت دستگاه‌های حضور و غیاب کنترل تردد آلتون نتورک، رنج مختلفی دارد و از ۲ میلیون تومان تا ۱۰ میلیون تومان را در برمی‌گیرد. کاربرد دستگاه‌های حضور و غیاب تقریباً شبیه به همدیگر است، اما در برخی از سیستم‌های کنترل ورود و خروج پرسنل، امکانات بیشتری تعبیه شده است.
اجزای دستگاه حضور و غیاب چیه؟
سیستم حضور و غیاب اجزای مختلفی دارد که در مقاله اجزای دستگاه حضور و غیاب به آن اشاره کرده‌ایم. البته هرکدام از انواع دستگاه حضور و غیاب شامل قطعات متفاوتی هستند. قطعات اصلی و اولیه سیستم‌های کنترل تردد، شبیه به یکدیگر است و تفاوت زیادی با هم ندارند. اما در برخی موارد مانند سنسورهای استفاده شده در سیستم حضور و غیاب، تفاوت‌های زیادی را مشاهده خواهید کرد. برخی از مدل‌های دستگاه ساعت زنی، شامل سنسورهای تشخیص چهره یا اثر انگشت هستند. قطعات اصلی و اولیه‌ای که در ساخت سیستم کنترل تردد از آن استفاده می‌شود شامل
- صفحه‌نمایش یا مانیتور دستگاه حضور و غیاب
- سنسورهای مربوطه سیستم ساعت‌زنی
- Cpu
- Ram
- پورت خروجی شبکه (USB)
- مدار و سیم‌های داخلی
- حافظه داخلی سیستم کنترل تردد
کدام شرکت‌ها نیاز به سیستم حضور و غیاب دارند؟
به‌صورت کلی می‌توان گفت تمام سازمان‌های فعال، باید از دستگاه حضور و غیاب استفاده کنند. سیستم ساعت‌زنی یکی از مهم‌ترین ابزارهای اداری است. مدل یا نوع استفاده از آن چندان اهمیتی ندارد. موضوع مورد اهمیت در استفاده از دستگاه ساعت‌زنی، ثبت ورود و خروج کارمندان و پرسنل است. همان گونه که در بالاتر ذکر کرده‌ایم، سیستم کنترل تردد ساعت کاری و حضور کارکنان را به طور دقیق ثبت و در آخر ماه محاسبه می‌کند. در نهایت سازماندهی آخر ماه حقوق و تعداد مرخصی‌های پرسنل بسیار راحت خواهد شد.
در سازمان‌هایی که حقوق پرسنل، ساعتی پرداخت می‌شود وجود دستگاه حضور و غیاب ملزوم است. برای محاسبه دقیق حقوق آخر ماه کارکنان، باید زمان کاری یا اضافه‌کاری هرکدام از پرسنل را شفاف داشته باشید تا در صورت به‌وجودآمدن مشکل به دستگاه حضور و غیاب رجوع کنید.
اگر مدیریت یک مجموعه بزرگ را بر عهده دارید و تعداد پرسنل زیادی در مجموعه شما مشغول به فعالیت هستند، اطلاع از حضور کارمندان امری مهم است. یک مدیر باید بداند که پرسنل چه ساعتی از روز را در محل کار خود می‌گذراند. شاید بتوان ساعت حضور و غیاب پرسنل را به‌عنوان سنجش میزان تعهد کاری هم در نظر گرفت.
چرا دستگاه حضور و غیاب نیاز است؟
دستگاه حضور و غیاب برای ثبت ورود و خروج کارکنان و سازماندهی اخر ماه نیاز سازمان ها است.
دستگاه حضور و غیاب پرسنل چیست؟
این دستگاه در ورودی سازمان ها نصب می شود و برای ثبت ورود و خروج پرسنل استفاده می شود.