راهنمای خرید نرم افزار حضور و غیاب

نیاز به راهنمای خرید نرم افزار حضور و غیاب دارید؟ شاید شما هم در شرکت یا اداره خود، متوجه ضرورت راه ­اندازی سیستم­‌های حضور و غیاب شده باشید و بخواهید یک نرم­افزار حضور و غیاب مناسب انتخاب کنید.

اگر شما هم به راهنمای خرید نرم­افزار حضور و غیاب نیاز دارید، در ادامه با ما در وب سایت …..  همراه باشید تا شما را در این زمینه راهنمایی کنیم. پیش از هرچیز باید بدانیم که نرم­افزارهای اداری چه نرم­افزارهایی هستند و چگونه کار می­کنند. نرم­افزار حضور و غیاب که به آن Attendance Software هم می­گویند، نرم­افزاری است که در آن سازمان یا شرکت­هایی که دارای سیستم­های اداری­اند، کلیه روال­های اداری و قوانین خود نظیر شیفت، ساعات اداری، ساعت ورود و خروج و تعطیلات را در آن تعریف می­نمایند. سپس با دریافت داده­های مربوط به ورود و خروج کارکنان از دستگاه حضور و غیاب، گزارش­های لازم را تهیه می­کند. بنابراین انتخاب نرم_­افزار حضور و غیاب مناسب، برای شرکت­ها و ادارات بسیار ضرورت دارد. در ادامه با ما همراه باشید تا شما را در انتخاب نرم­افزار حضور و غیاب راهنمایی کنیم.

چرا انتخاب نرم ­افزار حضور و غیاب مناسب از دستگاه ساعت­ زنی مهم­تر است؟

برای پی بردن به میزان اهمیت انتخاب نرم­افزارهای اداری مناسب، اشاره به این نکته که دستگاه­های ساعت­زنی به تنهایی برای ثبت داده­های مربوط به ورود و خروج کارکنان کافی نیستند ضرورت دارد. دستگاه­های ساعت­زن فقط ترددها را ثبت می‌کنند و از سایر امکانات نرم­ افزارهای حضور و غیاب برخوردار نیستند، بنابراین بهترین سیستم حضور و غیاب سیستمی است که علاوه بر مشخصات فنی و سخت­افزاری پیشرفته، از یک نرم­ افزار مناسب و کاربردی هم پشتیبانی کند.

راهنمای خرید نرم ­افزار حضور و غیاب

برای انتخاب یک نرم­افزار حضور و غیاب مناسب ابتدا باید با انواع نرم افزار حضور و غیاب آشنا شویم. نرم­افزارهای حضور و غیاب به سه دسته تقسیم می­شوند:

1. نرم­افزارهای حضور و غیاب تحت وب

نرم­افزارهای حضور و غیاب تحت وب نسل جدیدی از نرم ­افزارهای ثبت تردد هستند که نیازی به نصب آن­ها بر روی سیستم یا کامپیوترهای کاربران نیست و می­توان از طریق اینترنت و با مرورگرها به اطلاعات مربوط به ورود و خروج کارکنان و دیگر داده­های ثبت شده دسترسی پیدا کرد. سیستم­‌های ترددی که از نرم­افزارهای تحت وب استفاده می­کنند، فضا یا حافظه­ای اشغال نمی­کنند و از سیستم­های ماژولار بهره­مندند. همچنین امکان استفاده چندین کاربر به­طور همزمان از این سیستم­های نرم­افزاری وجود دارد.

2. اپلیکیشن­ها و نرم­افزارهای حضور و غیاب سیستم عاملی

این نرم­افزارها که به صورت اپلیکیشن­ بر روی سیستم­عامل­های مختلف اندروید، آی­او­اس، ویندوز و … نصب می­شوند. این سیستم­­های نرم­افزاری از این جهت مناسب­اند که کاربران به صورت دورکار و نداشتن دسترسی به دستگاه هم می­توانند حضور خود را ثبت کرده و ساعت ورود و خروج خود را در اپلیکیشن­ها مشخص کنند.

3. سیستم­های حضور و غیاب آنلاین

این سیستم­ها که شباهت زیادی هم به نرم­افزارهای تحت وب دارند، تنها از طریق لوکیشن گوشی­های هوشمند امکان ثبت هزاران مکان در هرکجای دنیا را به کاربران می­دهند. این نوع از نرم­افزار، مناسب مدیران و کاربرانی است که در چند شهر یا کشور شعبه دارند.

به­طور کلی در راهنمای خرید نرم­افزارهای حضور و غیاب باید چند نکته کلی را در نظر گرفت:

• رفع نیازهای کسب و کار یا شرکت­ها به­صورت دقیق و کامل:

پیش از اینکه برای خرید نرم­افزار حضور و غیاب اقدام کنید، باید نیازهای کسب و کار یا شرکت خود را به­طور کامل بدانید. مثلا باید بدانید که به چه گزارش­ها یا داده­هایی از کارکنانتان برای ثبت نیاز دارید. خوب است که با انواع سیستم­های نرم­افزاری که در این راهنمای خرید نرم­افزارهای حضور و غیاب به آن­ها اشاره کردیم آشنا باشید تا با توجه به نیازهای سازمان خود، بهترین گزینه را انتخاب کنید.

• تکنولوژی پیشرفته در احراز هویت

نرم­افزار به کار گرفته شده باید از تکنولوژی پیشرفته­ای در احراز هویت کارکنان استفاده کند. هرچه تکنولوژی به کار گرفته شده پیشرفته­تر باشد، عملکرد احراز هویت با سرعت بیشتری انجام می­شود. همچنین امکان تقلب یا دور زدن دستگاه در این صورت وجود نخواهد داشت.

• پشتیبانی مناسب و خدمات پس از فروش

از عوامل دیگری که در خرید نرم­افزار حضور و غیاب مناسب اهمیت دارد، تیم پشتیبانی و خدمات پس از فروش آن­ها است. اگر نرم­افزار تردد شما در عملکرد با مشکل مواجه شود، شما به یک واحد پشتیبانی قوی نیاز دارید تا در کوتاه­ترین زمان ممکن مشکل سیستم را حل کند.

• قیمت مناسب و مقرون به صرفه

قیمت نرم افزار حضور و غیاب که خریداری می­کنیم، از عواملی است که باید مورد توجه قرار بگیرد. قیمت­های بسیار بالای برخی از نرم­افزارهای حضور و غیاب، بسیاری از مدیران سازمان­ها را از خریدن یک سیستم احراز هویت قوی منصرف می­کند. پس هنگام خرید نرم­افزار حضور وغیاب توجه کنید که قیمت نرم­افزار متناسب با امکانات آن باشد.

• ساده بودن محیط نرم­افزار

محیط نرم­افزار نباید پیچیده باشد و استفاده را برای کاربران سخت کند. هرچه محیط استفاده از نرم افزار حضور و غیاب ساده­تر باشد، کاربر پسندتر است. اگر کاربری در استفاده از نرم­افزار راحت نباشد، نرم افزار خریداری شده خیلی زود کارکرد خود را از دست می­دهد.

• ظرفیت و سرعت نرم­افزار

ظرفیت بالا و فضای ذخیره­سازی هرچه بیشتر نرم­افزار حضور و غیاب در انتخاب آن به شدت اهمیت دارد. خوشبختانه نسل جدید نرم­افزارهای حضور و غیاب و احراز هویت، فضای نامحدودی در اختیار کاربرانشان قرار می­دهند تا کاربران بتوانند به بی­نهایت دیتای ثبت شده دسترسی داشته باشند. همچنین سرعت بالای نرم­افزار در انتخاب آن بسیار حائز اهمیت است. اگر سیستم نرم­افزاری نتواند به سرعت دیتاهای مورد نیاز سازمان را ثبت کند یا در احراز هویت و ثبت ساعت ورود و خروج کند عمل کند، کاربران را با مشکلات زیادی رو به رو خواهد کرد و خیلی زود کارایی خود را از دست خواهد داد.

• امنیت داده­ها

امنیت نرم افزار حضور و غیاب یکی از مهم‌ترین مواردی است که باید در زمان انتخاب نرم افزار حضور و غیاب به آن توجه داشته باشید. داده­های هر شرکت، بخش مهمی از حریم خصوصی آن به حساب می­آید، بنابراین امنیت بالای سیستم نرم­افزاری پیش از خرید باید به شدت مورد توجه قرار بگیرد. داده­ها فقط باید برای افرادی که خود سازمان مشخص کرده قابل دسترسی و نمایش باشد و امکان دستکاری و تغییر آن­ها به هیچ عنوان وجود نداشته باشد.

تمام نکات ذکر شده دراین راهنمای خرید نرم­افزار حضور و غیاب، به شما در انتخاب بهترین نرم­افزار حضور و غیاب کمک می­کند پس سعی کنید تمام این موارد را پیش از خرید مورد بررسی قرار دهید و بهترین انتخاب را بین برندها و انواع مخلف سیستم­های نرم­افزاری احراز هویت و حضور و غیاب داشته باشد.