یکی از نرم افزارهایی که می‌تواند کارایی را در هر سازمانی به میزان قابل توجه‌ای افزایش دهد، مدیریت کارهای روزانه در هر سازمان و مجموعه‌ای با استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری می‌تواند بهترین و مناسب‌ترین راهکار برای افزایش راندمان کاری باشد.
یک سیستم اتوماسیون اداری باید این قابلیت را داشته باشد که فراهم کننده تعامل بهتر و مناسب‌تر بین افراد مجموعه‌های قابل اجرا در شرکت باشد.
در این مطلب قصد داریم در رابطه با بهترین اتوماسیون اداری اطلاعاتی ارائه دهیم.
اتوماسیون اداری چیست؟
در حالت کلی می‌توان گفت که یک سیستم اتوماسیون اداری، نرم افزاری است که جمع آوری کننده اطلاعات، مستندات و هرگونه پیام و پیغامی است که در یک سیستم اداری قابل جابه جایی است. عبارت سیستم اتوماسیون در زبان انگلیسی با عنوان office automation شناخته می‌شود.
هر سیستم اتوماسیون اداری دارای وظایف مشخص و از قبل مشخص شده است که وابسته به نوع کاربری اتوماسیون اداری می‌تواند این وظایف کم یا بیشتر باشد. اما در حالت کلی موارد زیر را می‌توان جزو عمومی‌ترین وظایف یک سیستم اتوماسیون اداری در نظر گرفت.
- ذخیره کردن و نگهداری اطلاعات
- مدیریت داده‌های مورد نیاز در سیستم
- انتقال اطلاعات بین کاربران و سیستم‌ها
بخش‌های اتوماسیون اداری
هر سیستم اتوماسیون اداری وابسته به آن که در چه سازمان یا اداره‌ای مورد استفاده قرار می‌گیرد، می‌تواند از بخش‌های مختلف طراحی و ساخته شده باشد. در ادامه به بخش‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری اشاره خواهیم کرد.
- فرم ساز اتوماسیون
- دبیرخانه
- آرشیو فایل‌های الکترونیک
- مدیریت جلسات
- کارتابل آفلاین
- سیستم ارسال اس ام اس
- پورتال مکاتبات برای موارد برون سازمانی
- گزارش ساز حرفه‌ای
- صندوق پیام
- سیستم ارسال فکس و دریافت فکس